Conoce todo lo que necesitas saber sobre la firma digital de documentos

Esto se puede comprobar si echamos un vistazo a los principales trámites que tenemos que realizar en nuestro día a día, para los que hoy día ya no solamente existe una alternativa online, sino que, en muchos casos, esta es la única opción que las Administraciones aceptan para su procesamiento.

Esto implica disponer de nuevos elementos para ejecutar dichos trámites, tales como un certificado digital o la firma digital de documentos. Ambos aspectos son fundamentales, tanto para identificar adecuadamente a la persona que realiza un determinado trámite como para que estos tengan la validez legal necesaria mediante la correspondiente aceptación por parte del interesado o su representante.

Dentro de las cuestiones que más problemas han dado tradicionalmente en este proceso, está el requerir una firma en tu PDF, que acredite la solicitud presentada y la dote de la legalidad que precisa. Un proceso complejo que, en los últimos tiempos, se ha simplificado gracias a herramientas y sistemas que hacen más fácil ejecutar esa firma, algo que también aporta la legalidad necesaria para que los documentos firmados puedan generar los efectos oportunos según su naturaleza.

Firmando un PDF localmente

El archivo PDF se ha convertido en el estándar más habitual en la tramitación de todo este tipo de procedimientos electrónicos. Entre sus ventajas se encuentra su capacidad de mantener el formato sin importar el sistema operativo y el dispositivo en el cual se abre un documento concreto.

Dentro de estas ventajas también tenemos la posibilidad de firmar digitalmente los documentos una vez cumplimentados. Este proceso se activa mediante la solicitud de dicha firma dentro de las opciones de desarrollo del documento. Entre estas opciones tenemos la posibilidad de solicitar la firma de nuestro documento PDF a fin de acreditar adecuadamente la identidad de la persona que cumplimente el impreso.

Respecto a la ejecución del proceso de firma por parte del usuario, existen varias opciones disponibles, que también pueden ser solicitadas y configuradas por parte del creador del documento. Entre ellas, tenemos la posibilidad de solicitar una firma basada en un certificado digital, cuya huella electrónica se agregaría al documento en el cual se ha requerido dicha firma para darle mayor seguridad.

Como alternativa, es posible realizar una firma a mano mediante el ratón o bien escribir nuestro nombre y, como tal, establecerlo como firma en aquellos documentos en los que así se haya configurado la seguridad correspondiente. También es posible añadir una imagen con nuestra firma concreta, que deberá haber sido escaneada previamente de un papel en el cual la habremos realizado de forma física. La ventaja es que son tantas las opciones que tenemos a la hora de firmar un documento en PDF, que el desarrollador del mismo puede adaptar el procedimiento a lo que necesite el procedimiento legal correspondiente.

Procesos de firma online

Dejando de lado los documentos PDF, aunque sin alejarnos demasiado de ellos, cuando realizamos gestiones en plataformas de la Administración pública, ya sea a nivel nacional, autonómico o local, es habitual que también tengamos que realizar un proceso de firma de los documentos que tramitemos. Para proceder a dicha firma generalmente se recurre a la herramienta autofirma. Esta herramienta tiene como objetivo facilitar la firma digital de documentos para aquellos usuarios que dispongan de un certificado electrónico válido y emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Para utilizar esta aplicación es necesario instalarla en el dispositivo en el cual vayamos a ejecutar el proceso de firma. Este se encuentra disponible en versiones para Windows, Linux y Mac, aunque no para dispositivos Android. Además, es necesario disponer de la máquina virtual de Java instalada en el navegador correspondiente para que la aplicación funcione correctamente. Una vez que hemos instalado la aplicación correspondiente, será necesario cargar en ella los certificados digitales de las personas que vayan a realizar las firmas, a fin de que se encuentren disponibles en el momento que sean necesarias.

Respecto al procedimiento, empezaremos cumplimentando el documento de solicitud pertinente para el trámite que queremos ejecutar en la Administración competente. Una vez que hayamos completado todo el proceso del formulario y llegue el momento de realizar la firma digital desde la plataforma en la que estemos trabajando, se hará una llamada a la aplicación de autofirma para que se ejecute. Una vez abierta, no tendremos más que seleccionar el certificado digital correspondiente al usuario que está haciendo la gestión e iniciar el proceso de firma digital. Seguiremos las instrucciones en pantalla y, una vez completado el proceso, obtendremos la copia firmada de nuestro documento y el mismo se tramitará desde la Administración correspondiente. Un proceso muy fácil y con plenas garantías legales.